E-Rechnung-Pflicht: was gilt 2026, 2027 und 2028?
Seit 2025 müssen Firmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beginnt die Pflicht zum Senden. In Belgien gilt sie für B2B schon seit Januar 2026. Hier steht, was das für Autohäuser, Werkstätten und Teileshops bedeutet.
Stand: 31. Oktober 2026 · CockpitDekor AutoWeb · Lesezeit ca. 6 Minuten
→ In 30 Sekunden prüfen: E-Rechnung-Check
- Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
- Deutschland: Empfang seit 2025 Pflicht, Senden ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. ab 2028 für alle.
- Belgien: B2B-E-Rechnung über Peppol seit 1. Januar 2026 Pflicht.
- Österreich, Niederlande, Luxemburg, Schweiz: B2B derzeit freiwillig.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung als strukturierte Datei, die eine Buchhaltungssoftware ohne Abtippen lesen kann. Ein PDF per E-Mail sieht zwar digital aus – ist aber für das Gesetz keine E-Rechnung.
Keine E-Rechnung
- PDF per E-Mail
- Eingescannte Papierrechnung
- Word- oder Excel-Datei
- Foto einer Rechnung
E-Rechnung
- XRechnung (XML-Datei)
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteter XML)
- Andere Formate nach EN 16931
- Übertragung z. B. per E-Mail oder Peppol
E-Rechnung-Pflicht in Deutschland: die Fristen
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen.
Ausnahmen u. a.: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Leistungen. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen senden, aber empfangen.
Wie ist es in Österreich, Benelux und der Schweiz?
| Land | B2B (zwischen Firmen) | Öffentliche Auftraggeber |
|---|---|---|
| Deutschland | Empfang seit 2025 Pflicht, Versand ab 2027/2028 | Pflicht (XRechnung) |
| Belgien | Pflicht seit 1.1.2026 über Peppol, Format EN 16931 | Pflicht |
| Österreich | Freiwillig | Pflicht seit 2014 (e-Rechnung.gv.at oder Peppol) |
| Niederlande | Freiwillig | Pflicht (Peppol) |
| Luxemburg | Freiwillig | Pflicht (Peppol) |
| Schweiz | Freiwillig, QR-Rechnung als Standard | teilweise E-Rechnung gefordert |
EU-weit plant die Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) ab 2030 E-Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze. Wer heute schon EN-16931-fähig ist, ist vorbereitet.
Was bedeutet das für Ihren Onlineshop?
1 · Empfang prüfen
Kommen Lieferantenrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD an, muss jemand sie lesen können – am besten direkt in der Buchhaltungssoftware.
2 · Shop-Rechnungen
Verkaufen Sie an Firmenkunden, muss der Shop spätestens 2027/2028 E-Rechnungen erzeugen – mit allen Pflichtfeldern aus der Bestellung.
3 · Belgien beachten
Liefern Sie an belgische Firmen? Dort läuft B2B schon über Peppol – Sie brauchen eine Peppol-ID oder einen Dienstleister.
4 · Steuerberater einbinden
Testexport erstellen, prüfen lassen, dann umstellen. So vermeiden Sie Rückfragen beim Vorsteuerabzug.
Für Profis: Formate und Technik
Formate
- EN 16931 als Kern
- XRechnung (UBL oder CII)
- ZUGFeRD ab 2.0.1 (Profil EN 16931 oder höher empfohlen)
- Peppol BIS Billing 3.0
Prüfung
- Validierung gegen Schematron-Regeln
- Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern
- Fortlaufende Nummern aus dem Shop
Archiv
- Die XML-Datei ist das Original
- Revisionssicher und unveränderbar aufbewahren
- Aufbewahrungsfristen nach Land
Kurz beantwortet
Ist ein PDF per E-Mail noch erlaubt?
In Deutschland bis Ende 2026 für alle und bis Ende 2027 für Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz – jeweils mit Zustimmung des Empfängers. Danach nicht mehr im inländischen B2B-Geschäft.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen senden. Empfangen können müssen sie sie trotzdem.
Gilt die Pflicht auch für Privatkunden im Shop?
Nein. Rechnungen an Verbraucher (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen.
Ich liefere an Firmen in Belgien. Was jetzt?
Belgische Firmen müssen seit 2026 E-Rechnungen über Peppol austauschen. Für Lieferungen aus dem Ausland gelten Sonderregeln – klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Sie betroffen sind. Technisch richten wir den Peppol-Versand ein.
Kann mein Onlineshop E-Rechnungen erzeugen?
Viele Shopsysteme können das mit einem Modul oder über die Buchhaltungssoftware. Wir prüfen Ihren Shop und richten den passenden Weg ein.
E-Rechnung im Shop einrichten
DATEV-Export ab 990 €, E-Rechnung / Peppol ab 790 € – mit Testexport für Ihren Steuerberater.
Quellen
- IHK Stuttgart: E-Rechnungen – Fristen und Ausnahmen
- BDO Belgien: Mandatory e-invoicing in 2026
- B2Brouter: E-Rechnung in Österreich
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln können sich ändern – maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.